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新进人员职业效率提升术

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      阿采是在一家外资公司的新进管理人员。

    但是,出入于技术艰深的研发人员里,她有点晕;奔走在隆隆的厂房里,她有点烦躁;要应付说话象放鞭炮的采购人员,她又要高速旋转;相关工程的厂商客户,有点琐碎。用她的话来说,管理者高高在上的优势消失了,她沦落为各个部门的打杂人员了。

    每天忙忙碌碌,还要准备着随时被各部门主管的责问,这样的高压日子,至少要让人寿命衰减一半,但是同来的阿花,每天就精神气爽的在她周围出入。管理者难道也吃青春饭?怎么样才有保质期呢?办公室工程管理的效率法则在哪里?

    新进人员职业效率提升术

    第一步,小事镇心丸,沉淀升级

    刚进公司时,阿采还在管理的“入门阶段”作为新人,她自然是想先在大家面前混个面熟,尤其对于管理人员来说,人缘的好坏,似乎可以直接决定管理成效的好坏。

    所以每天的早上对阿采来说,就是一场电话战。运营部,研发部,采购部,厂商客户,象比赛一样,传呼她。最近,公司的寻人小广播中,曝光率最多的名字中,恐怕就有阿采一个了。这还不算,直接老板要一份上周的工程进展,已经是火烧眉毛了。

    整个早上,阿才就在这样的电话声中,接受,被催,催别人,再接受,再被催的高速旋转中,一个小时一个小时的过去,似乎成为是电话专员更合适。

    琐碎的事情,几天下来,阿采都想服用太太静心口服液了,好歹她知道,原始的积累都是残酷的,小事情里会有大舞台。

    一个月过去了,阿采开始进入状态:各个部门的运转状况,产品的流程规则,工程相关人员脾气个性,她都小心的记下来了。楼上楼下各个部门,她倒是摸了个门儿清。她学会了使用研发仪器,学会了帮采购下单,会摆弄运营的机器。时间也总是过得那么快,不对,更多时候是不够用。可是为什么隔壁的阿花就会有时间听音乐,而她连喝水时间都要挤呢?更让阿采迷茫的是,周会上,主管总会表扬阿花照顾的工程,而对自己负责的事却不闻不问?还总是提醒大家不要做保姆,要做管理。

    大家都说,主管过问的事情,不是你把事情办砸了,就是你业绩太优秀,让主管眼前一亮了。那阿花是怎样刷新主管的眼睛的呢?自己工程保姆的角色怎么转变为工程管理?

    阿采开始留意阿花的举动了,她在公司图书馆的时间,总是比自己在其他部门的时间多,在学校读了十多年的书,还没有厌倦啊。谈理论没实践的生活,根本不是公司的生存法则。阿采才不会笨到浪费午休的时间来看书呢。

    继续关注,发现阿花的工程会议总是准备的时间最长,会议备忘录总是最罗索,参加的人,总是最多。阿采一直觉得,为一个小小会议,浪费那么多精力,攒了一大堆的事情未处理,得不偿失。现在,看阿花的会议记录里,参加人员中,各个部门负责人都有,会议内容,明确又简单,最出彩儿的是,居然有各个事件的跟踪记录。这个记录就在每周早上的会议结束后,被阿花不断的更新,用邮件的形式通知到50多个人。原来,在阿采努力的奋斗在电话中的时候,阿花已经领先一步,从电话中解放出来了,而且有记录在案,相关的人都在邮件中。大家责任明确,自然就少有人来烦阿花了。

    阿采一直都知道,先把小事情做对了,然后把小事情做好了,最后把小事情串起来,就是大事了。可能阿花先一步理清电话的玄机,先一步从小事情中悟出来大道理吧。自己也要加油思考,把小事情摆弄清楚,从繁忙中解脱出来,也让主管笑一下。据说人类一思考,上帝就发笑,现在他笑的时候到了。

    提升术:

    可千万别把小事儿不当事儿,所有做大事的人,都是从小事开始做的,所谓千里之行,始于足下,就是这个道理。一步一步来,学得效率高,走稳了才能考虑姿势的优美度和速度。

    二,计划维他命,事无巨细

    该发的邮件也发了,电话是少了很多,阿采是很快乐的逍遥了一段时间。但是,随着项目的纵横发展,事情多了,自然就没有了头绪,东边一榔头,西边一棒子,肯定效率会降低,而且还容易会错误百出。这样就涉及到计划的问题。

    说到计划问题,阿采就又委屈,她做事也有计划性质,大到月计划,工程进展,小到日计划。但是最后常常是事情进展到一半的时候,就夭折了。

    周末找阿花逛街时,从她那里拿到了管理书籍,翻了翻,才明白原来自己没有把计划量化。看来书到用时,方恨少啊,古人比我们先知先觉多了。

    计划中的量化,就是对工作量进行分层,按照紧急和重要的程度来分,重要又紧急的,肯定要第一时间完成了;重要不紧急的,就是其次;不重要但是紧急的,排第三;剩下的不重要也不紧急的杂事,完全可以忽略,用喝茶的时间来代替都可以。每个人的工作量上都分成这样的几个部分,让最多的时间完成最有质量的问题。比如设计到生产线停线或者出货等问题的,就是首要的计划,都要第一时间去做,其他的比方说采购部门的一个同事和研发部门的沟通,就没有必要参与太多了,他们自己会完成。阿采想想自己当初眉毛胡子一把抓的计划,就有一点羞愧,真实活该老是被催被骂呢。难怪阿花这鬼丫头,会有那么多时间听音乐喝茶,原来她早就知道这些玄机啊。

    明白了这些,阿采开始量化工作,确实多了很多时间。不过有时不能顺利完成首要任务,比方说阿采组织的产线会议上,不同的部门的人意见不一致,争吵甚至影响了生产,出了问题,大家又都踢足球一样,罪魁祸首居然又被阿采胜任了。

    难过之余,主管却表扬了阿采,说她最近做了很多事情。阿采有点意外,看来量化工作的轻重,分层去做确实有效。后来听主管说,出错的原因,管理工作没有细化,责任义务不明确,做管理跟做工程一样,都要有一个工作的流程,各个环节的目的、负责人、注意事项都要明确,而且明确后要让负责人的直接主管知道,有了厉害关系,大家就会各就各位,用心的在工程中走马上任了。

    俗话说,最完美的工作秩序就是各司其职,最高明的管理者,其实是最有时间喝茶的人,阿采现在可以有一点点时间来听音乐了,至于到喝茶品茶的境界,应该还需要多读一点书,多修炼几年,毕竟管理经验需要沉淀。

    提升术:

    计划要方便执行,监督,才是最好的计划,其中只有把空泛的计划量化,细化,才能让工作点滴尽现,责任明确,即方便执行的人做事,更方便自己有效的监督别人。这样做事,自己高效率,也会让别人高效率,那么高枕无忧的去喝茶的日子来了。

    第三步:立志创可贴,多多益善

    工作上了轨道,阿采的日子就轻松了很多。每天这样,豆腐一碗,一碗豆腐的日子,让刚毕业时候的激情都九霄云散了。

    难怪过来人都说,工作是各大砂轮,把人打磨得圆圆得,没有一点锐气,当然更不敢有半点脾气了。至于学习,更是明天的事情,立志常常有,落实日日推。

    一个周末,阿采到阿花桌子上拿文件的时候,看到她屏幕的边边角角都贴满了小纸条,纸条上的字都好简单,什么

    “笑一下,美女,你有俩个迷人的虎牙”

    “事与愿违的事再正常不过了,如愿了才应该意外并且感恩”

    “找最简单的方式摆平麻烦”

    “现在开始背十个单词”

    “网络美容课时间12:00,别忘记美丽,美女”

    阿采看的眼花缭乱,在水杯上,笔桶里,文件夹表面,甚至在电话上都个大大的笑脸,还歪歪的写着“稍安毋躁,效率第一”阿采,是彻底的被打败了,随处可见自己世界里的温馨的鼓励,就是被老板臭骂了一顿,有这么多安慰,也能理智快乐的接受。这个创可贴不错。

    阿采想起来了,刚来的时候,阿花因为一个采购单的问题,被主管说哭了,结果在一分钟不到的时间里,她居然找到了好的解决办法,而且哭笑就在转念之间。当时,阿采还蔑视说阿花天生有戏子的基因,现在才知道,原来这个小子早就悟到了情绪调节,提高效率的精髓,还好遇得巧,拿来主义,拿来主义,阿采露出了一个得意的笑容。

    后来,阿采也做了很多创可贴,不仅看得见,还听得到,闹钟,mp3,电脑都用上了。提醒自己,该加油的时候加油,该工作的时间工作。完成一件小事,用小吃小喝来奖励自己一下,说得小,这是一种自我满足,自我的自信充电,说得大一点,这是一种悠闲的生活姿态,工作即是生活,生活即是工作。从工作的满足中找到自我,肯定自我,一个小小的自我,肯定会慢慢的膨胀,有这样的膨胀源泉,效率,打击,又何所惧?有这样的俯首皆是的提醒,怎么会管不住自己?不信,你瞧,前面阳光灿烂呢,给主管汇报一下本周工作状况后,背单词,逛街的时间相继到了。

    提升术:

    人能长久生活在微笑下工作,但是不能长时间在压力下生活。人人都喜欢微笑,微笑不仅有利于健康,而且有效的用贴便条来调整自己,可以形成良好的自我暗示,折射到行为中,自然就是高效率的工作了。那么俯首皆是的立志创可贴,你用了吗?